Datenschutz

Erklärung zur Bearbeitung von Personendaten (Datenschutzerklärung)

Mit der vorliegenden Datenschutzerklärung informiert die Helvetische Bank AG (nachfolgend die "Bank") über ihren Umgang mit Personendaten nach dem schweizerischen Datenschutzgesetzes (DSG).

1. Grundlagen und Kontakt

Verantwortlich für die nachfolgend beschriebene Bearbeitung der Personendaten ist die Bank.

Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich an folgende Kontaktadressen wenden:

Helvetische Bank AG
Datenschutzbeauftragter
Seefeldstrasse 215
CH-8008 Zürich
E-Mail: info@hbzag.ch
Telefon+41 44 204 56 00

Die Bank bearbeitet Personendaten rechtmässig und respektiert das Recht jeder Person auf Schutz ihrer Privatsphäre und auf Schutz vor Missbrauch ihrer persönlichen Daten gemäss der anwendbaren Rechtsordnung.

Rechtliche Grundlagen der Datenschutzerklärung sind Artikel 13 Bundesverfassung (Schutz der Privatsphäre) und die schweizerische Datenschutzgesetzgebung. Die Bearbeitung der Personendaten erfolgt im Rahmen des schweizerischen Datenschutzgesetzes (DSG) sowie aufgrund der der Bank obliegenden rechtlichen, regulatorischen und vertraglichen Rechte und Pflichten und den geltenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) der Bank.

Die Datenschutzerklärung informiert Kunden und Dritte (z.B. Dienstleistungserbringer), deren Personendaten die Bank bearbeitet, konkret und transparent darüber, welche Personendaten die Bank bearbeitet, warum und auf welcher Rechtsgrundlage die Bank Personendaten bearbeitet, wie die Bank die Korrektheit der bearbeiteten Personendaten sicherstellt und wann die Personendaten vernichtet werden. Schliesslich enthält die Datenschutzerklärung Informationen zur für den Datenschutz verantwortlichen Stelle und Kontaktdetails.

2. Definitionen

Personendaten sind alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen. Betroffene Personen sind Personen, über die Daten bearbeitet werden. Das Bearbeiten von Personendaten beinhaltet jeden Umgang mit Personendaten, unabhängig von den angewandten Mitteln und Verfahren, insbesondere das Beschaffen, Speichern, Aufbewahren, Verwenden, Verändern, Bekanntgeben, Archivieren, Löschen oder Vernichten von Personendaten.

3. Bearbeitete Personendaten

3.1.  Personendaten von Kunden (inklusive Bevollmächtigte, Vertreter, wirtschaftlich Berechtigte, Kontrollinhaber etc.)

Art und Umfang der von der Bank bearbeiteten Personendaten hängen von verschiedenen Faktoren ab: juristische oder natürliche Person, Kategorisierung des Kunden (z.B. Privatkunde, professioneller Kunde, institutioneller Kunde), Art der Dienstleistung (z.B. Execution-Only, Anlageberatung, Vermögensverwaltung), Art der Produkte (z.B. in- oder ausländische Wertpapiere, Fonds, strukturierte Produkte, etc.), Wohnort  bzw. Nationalität (Schweiz oder Ausland) und Steuerdomizil (Schweiz oder Ausland) des Kunden.

Insbesondere werden folgende Personendaten bearbeitet:

• Daten des Kunden: z.B. Name, Vorname, Geburtsdatum, Wohnadresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Dokumente zur Feststellung des Vertragspartners, wirtschaftlich Berechtigten bzw. Kontrollinhabers (z.B. Pass- oder ID-Kopie), steuerrechtlich relevante Personendaten (z.B. Steuerdomizil, Steuernummer)
• Informationen zu Drittpersonen: z.B. Daten des Bevollmächtigten bzw. Vertreters
• Transaktions-, Auftrags- und Risikomanagementdaten: z.B. Kontoangaben und Koordinaten der Bank des Begünstigten, Ausführungsplätze, Informationen zur Beurteilung der Erfahrungen und Kenntnisse des Kunden (z.B. Aus- und Weiterbildung, Beruf und Werdegang), zu seiner Risikobereitschaft und Risikofähigkeit (z.B. familiäre Verhältnisse) und seinem Risikoprofil, den Vermögensverhältnissen (z.B. Vermögen, Einnahmen, Ausgaben, Verpflichtungen) und allfälligen Weisungen (z.B. geographische bzw. industriespezifische Anlagebeschränkungen)
• Kontakte zu Kunden und Drittpersonen: z.B. Informationen zu Telefongesprächen, E-Mails und Produkten
• Aufzeichnungen: z.B. Telefongespräche, Gesprächs- und Beratungsprotokolle, elektronische Aktennotizen
• Technische Daten: z.B. Konto-, Vertragsnummer und IP-Adressen

3.2.  Personendaten von Besuchern und Interessenten

Die Bank kann auch Personendaten von Besuchern und Interessenten (z.B. sogenannte «Prospects») bearbeiten. Insbesondere werden folgende Personendaten bearbeitet:

• Daten von Besuchern und Interessenten: z.B. Name, Vorname, Geburtsdatum, Wohn-bzw. Korrespondenz- und E-Mail-Adresse, Telefonnummer. Je nach Situation kann die Bank allenfalls weitere Personendaten zur Feststellung des Vertragspartners, des wirtschaftlich Berechtigten, bzw. des Kontrollinhabers (z.B. Kopie des Passes oder der Identitätskarte) und steuerrechtlich relevante Personendaten (z.B. Steuerdomizil) bearbeiten
• Kontakte zu Besuchern und Interessenten: z.B. Informationen zu Telefongesprächen, E-Mails
• Technische Daten: z.B. IP-Adressen

3.3.  Personendaten von Dienstleistungserbringern

Die Bank kann auch Personendaten von Dienstleistungserbringern bearbeiten. Insbesondere werden folgende Personendaten bearbeitet:

• Daten von Dienstleistungserbringern: z.B. Name, Vorname, Geburtsdatum, Wohnadresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer. Je nach Situation kann die Bank allenfalls weitere Personendaten, z.B. Informationen zur Dauer und Qualität der Zusammenarbeit, zu Vertragsart und Vertragsdauer, Handels- und Strafregisterauszüge, Koordinaten von Kontaktpersonen bearbeiten.
• Kontakte zu Dienstleistungserbringern: z.B. Informationen zu Telefongesprächen, E-Mails.
• Technische Daten: z.B. IP-Adressen, Aufzeichnung von Zugriffen.

4. Zweck der Datenbearbeitung

Die Bank bearbeitet Personendaten im Zusammenhang mit der Aufnahme und der Führung der Geschäftsbeziehung mit dem Kunden, zur Sicherstellung des ordentlichen Geschäftsbetriebs, zur Einhaltung rechtlicher, regulatorischer und vertraglicher Pflichten, insbesondere zur:

• Erfüllung der Sorgfaltspflichten (VSB) bei der Identifikation des Vertragspartners, des wirtschaftlich Berechtigten bzw. eines für den Kunden handelnden Dritten (z.B. Bevollmächtigter, Vertreter) im Rahmen der Aufnahme und Eröffnung einer Geschäftsbeziehung
• Erfüllung der Pflichten zur Abklärung der Herkunft von Vermögen und Hintergrund von Transaktionen gemäss Geldwäschereigesetz (GwG)
• Erfüllung der Verhaltensregeln bei der Erbringung von Finanzdienstleistungen (z.B. Execution-only, Anlageberatung, Vermögensverwaltung)
• Erfüllung der Pflichten im Rahmen der Geschäftsführung und der Überwachung und Steuerung der Risiken (z.B. Markt-, Kredit- und operationelle Risiken, Anlageprofile)
• Erfüllung gesetzlicher und regulatorischer Auskunfts-, Informations- und Meldepflichten zuhanden von Prüfgesellschaften, Behörden, Gerichten, Staatsanwaltschaften etc.
• Erfüllung vertraglicher Pflichten und Obliegenheiten (z.B. im Rahmen der Vermögensverwaltung, Anlageberatung, Ausführung von Aufträgen, Auftragserteilung an Dienstleistungserbringer)
• Wahrung der Interessen und Sicherstellung der Ansprüche der Bank bzw. ihrer Mitarbeiter und Organe

5. Beschaffung und Herkunft der Personendaten

Die Bank verarbeitet Personendaten, die sie im Rahmen der Kontoeröffnung und der Kontoführung z.B. vom Kunden, Bevollmächtigten, Vertreter, Vermögensverwalter direkt erhält (z.B. Vor- und Nachname, Wohnadresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Funktion, Bewerbungsunterlagen) sowie Personendaten aus öffentlich zugänglichen Registern und Listen (z.B. Handelsregister, Sanktionsliste des US Treasury [OFAC], der Vereinten Nationen [UNO], des Staatssekretariats für Wirtschaft [SECO]), aus den Medien und allenfalls Personendaten, die ihr von Behörden, Gerichten, Staatsanwaltschaften übermitteltet wurden.

6. Dauer und Ort der Aufbewahrung der Personendaten

Die Dauer der Aufbewahrung der Personendaten richtet sich nach den relevanten gesetzlichen und regulatorischen Vorschriften, bankinternen Weisungen, vertraglichen Verpflichtungen und dem Zweck der Datensammlung.

Grundsätzlich bewahrt die Bank Personendaten während der Dauer der Geschäftsbeziehung auf und archiviert die Personendaten anschliessend während 10 oder mehr Jahren, je nach geltenden rechtlichen und regulatorischen Vorschriften. Bei laufenden oder zu erwartenden Verfahren können die Aufbewahrungsfristen verlängert werden. Zudem kann die Bank aus anderen Gründen Daten in Ausnahmefallen länger aufbewahren. Die Bank vernichtet oder anonymisiert Personendaten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Die Bank verarbeitet und speichert Personendaten ausschliesslich in der Schweiz.

7. Schutz der Personendaten

Die Bank hält sich an die anwendbaren Datenschutzbestimmungen. Insbesondere trifft sie angemessene, organisatorisch und technisch sinnvolle Massnahmen zum Schutz der Personendaten. Organisatorisch und technisch stellt die Bank sicher, dass nur Mitarbeiter der Bank Personendaten verarbeiten, die zur Erfüllung ihrer Aufgabe Zugang zu den Personendaten haben müssen. Diese Mitarbeiter werden in der Anwendung des Datenschutzrechts aus- und weitergebildet.

8. Weiterleitung und Empfänger von Personendaten

Die Bank leitet grundsätzlich keine Personendaten weiter. Die Bank leitet Personendaten weiter, sofern dafür eine rechtliche oder regulatorische Pflicht (z.B. im Rahmen von Amts- und Rechtshilfeersuchen, von bilateralen und multilateralen Rechtshilfeabkommen, zuhanden der Meldestelle für Geldwäscherei) oder eine vertragliche Vereinbarung besteht.

Die Bank leitet Personendaten weiter, sofern die Bekanntgabe für die Erfüllung eines vom Kunden oder eines den Kunden vertretenden Dritten (z.B. Bevollmächtigter, Vertreter, Vermögensverwalter) erteilten Auftrags erforderlich (z.B. Abwicklung von Wertpapier- und Zahlungsverkehrstransaktionen) ist. Zudem kann die Bank für die Bearbeitung der Personendaten gemäss Ziffer 3 externe Dienstleister beiziehen. Es handelt sich dabei insbesondere um IT-, Support- und Hosting-Provider. Diese werden von der Bank in Bezug auf die Einhaltung des Datenschutzes geprüft und verpflichtet, die Personendaten ausschliesslich im Auftrag der Bank und nach ihren Weisungen zu bearbeiten.

Sofern im Rahmen der Bearbeitungszwecke gemäss Ziffer 4 angezeigt, kann die Bank die Daten auch Dritten wie z.B. ihren Geschäftspartnern, Amtsstellen und anderen privaten und/oder behördlichen Stellen bekanntgeben, welche die Daten dann nicht im Auftrag der Bank und nach ihren Weisungen, sondern zu eigenen Zwecken und damit in eigener Verantwortung und nach Massgabe ihrer eigenen Datenschutzbestimmungen bearbeiten.

9. Automatisierung und "Profiling"

Personendaten werden von Mitarbeitern der Bank bearbeitet. Die Bank erstellt keine automatisierten Benutzerprofile.

10. Rechte und Pflichten

Die Bank stellt mit geschäftsüblicher Sorgfalt sicher, dass Personendaten nur rechtmässig, verhältnismässig und nach Treu und Glauben bearbeitet werden. Eine allfällige Einwilligung in die Bearbeitung der Personendaten kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, indem der Kunde sich schriftlich an die in Ziffer 1 angegebenen Adresse wendet.

Der Kunde hat das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung sowie auf Herausgabe seiner Personendaten zwecks Übertragung an eine andere Stelle. Die Bank behält sich vor, gesetzlich vorgesehene Einschränkungen geltend zu machen, z.B., wenn sie zur Aufbewahrung oder Bearbeitung gewisser Daten verpflichtet ist, daran ein überwiegendes Interesse hat oder sie für die Geltendmachung von Ansprüchen benötigt. Die Ausübung der Rechte der Kunden kann im Widerspruch zu vertraglichen Abmachungen stehen und dies kann Folgen wie z.B. die vorzeitige Vertragsauflösung oder Entschädigungsansprüche haben. Die Bank wird die Kunden in diesen Fällen vorgängig informieren, sofern dies nicht bereits vertraglich geregelt ist.

Die Ausübung der Rechte der Kunden setzt einen Identitätsnachweis voraus (z.B. durch Ausweiskopie). Zur Geltendmachung der Rechte können sich die Kunden an die in Ziffer 1 angegebene Adresse richten.

Die Kunden haben das Recht, ihre Ansprüche gerichtlich durchzusetzen oder an die zuständige B-hörde zu gelangen. Die zuständige Datenschutzbehörde der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (www.edoeb.admin.ch).

11. Änderungen

Die Bank kann die Datenschutzerklärung jederzeit ohne Vorankündigung anpassen. Es gilt die jeweils aktuelle, auf der Webseite publizierte Fassung

12. Anwendbares Recht und Gerichtsstand

 Diese Erklärung unterliegt dem schweizerischen materiellen Recht. Ausschliesslicher Gerichtsstand ist Zürich.